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TRIMIT macht große Projekte beherrschbar und sorgt für mehr Überblick bei Zystm

Zystm Kundengeschichte weiße Küche

2017 entschied sich Zystm, die bestehende C5-Lösung durch ein modernes ERP-System für Möbelhersteller zu ersetzen. Die Wahl fiel auf TRIMIT Furniture – unter anderem, weil das Projektmodul von TRIMIT es Zystm ermöglicht, große Projektlieferungen effizient zu steuern. Gleichzeitig sah Zystm in TRIMIT einen Partner für eine langfristige Zusammenarbeit.

Zystm ist ein Möbelunternehmen, das Einrichtungslösungen und Möbel für Krankenhäuser, Labore und Bildungseinrichtungen produziert. Im Laufe des Jahres 2017 begann das Unternehmen mit der Suche nach einem neuen ERP-System als Ersatz für C5, das auslief und die Anforderungen von Zystm nicht mehr ausreichend erfüllen konnte.

„Wir haben im Grunde bei null angefangen, als wir uns angesehen haben, was der Markt zu bieten hat“, sagt Michael Kudsk, CEO von Zystm. „Im Fokus stand, dass wir ein flexibles System brauchten, das an unsere Anforderungen angepasst werden kann – idealerweise innerhalb der Möglichkeiten, die das System bereits bietet, damit wir nicht zu viel individuell programmieren müssen.“

TRIMIT Furniture erfüllte diese Anforderungen, da es weitgehend eine Standardlösung für die Möbelbranche ist. Außerdem war es entscheidend, mehr Flexibilität bei der Definition von Produkten im System zu gewinnen.

„Andere können natürlich auch alles rund um Modellstücklisten, Produktkonfiguration und Variantenstücklisten lösen“, sagt Michael Kudsk. „Aber bei TRIMIT hatten wir das Gefühl, dass es in genau diesen Bereichen bereits intensiv erprobt ist. Es ist deutlich stärker in NAV integriert als alles andere, was wir gesehen haben.“

„Mit dem TRIMIT-Overlay hatten wir das Gefühl, eine sehr bewährte Lösung zu bekommen. Die TRIMIT-Lösung verfügt über ein Update-Konzept, das sicherstellt, dass man den Microsoft-Updates von NAV folgen kann.“

Zystm beliefert Skandinavien und England mit Einrichtungslösungen für Krankenhäuser und Labore.

Zystm Kundengeschichte weiße Möbelküche für Krankenhaus und Labore
Zystm ist ein Möbelunternehmen, das Einrichtungslösungen und Möbel für Krankenhäuser, Labore und Bildungseinrichtungen produziert.

Eine langfristige Zusammenarbeit

Ein weiterer wichtiger Faktor bei der Auswahl eines ERP-Systems war der IT-Partner. Zystm hatte klare Anforderungen an das Beratungshaus, das sie bei der Einführung der ERP-Lösung unterstützen sollte.

„Wir haben besonders auf den Partner für die Zusammenarbeit geachtet“, sagt Michael Kudsk. „Das Unternehmen, mit dem wir eine Vereinbarung eingingen, musste eines sein, mit dem wir uns auch viele Jahre in der Zukunft vorstellen konnten – und es musste die Kapazität und Kompetenz haben, uns wirklich zu unterstützen. Am Ende wurde es TRIMIT. Dort stehen wir heute, und damit sind wir sehr zufrieden.“

Das Projektmodul macht große Projekte überschaubar

Wenn Zystm ein Angebot für eine Ausschreibung erstellt – zum Beispiel für ein Krankenhaus oder ein anderes großes Bauprojekt – erfolgt dies im Projektmodul von TRIMIT. Dabei handelt es sich typischerweise um komplexe Aufträge, die über mehrere Wochen oder Monate hinweg an mehrere Gebäude, Etagen usw. geliefert werden müssen.

„Was wir jetzt tun können, ist, das gesamte Angebot in ein Projekt einzugeben, das wir anlegen“, sagt Lasse Fuhr, Produktionsleiter bei Zystm.

„Wenn wir ein Projekt gewinnen, teilen wir die Aufgabe in Aufträge auf, die wiederum bis auf Raumebene heruntergebrochen werden können“, fährt er fort. „Wir können bestimmte Positionen übernehmen und direkt in einen Auftrag kopieren. Sie erhalten eine andere Farbe, sodass wir prüfen können, ob alles enthalten ist und nichts doppelt vorkommt. Das hat uns sehr geholfen.“

Ein weiterer Vorteil ist, dass übergeordnete Parameter die Auftragsbearbeitung deutlich beschleunigen. Lasse Fuhr nennt als Beispiel ein Krankenhaus, das spezifische Anforderungen an Schränke und Einrichtungen haben kann – etwa Frontfarben, Griffe, Aluminiumkanten usw.

„Dann können wir auf Projektebene arbeiten, sodass alle Auswahlmöglichkeiten im Projekt vordefiniert sind“, sagt er. „Früher mussten wir bei jedem einzelnen Schrank jedes Mal Farbe, Kante und Griff auswählen. Jetzt wird das einmalig definiert. Dadurch ist unsere Datenerfassung deutlich schneller geworden – und gleichzeitig qualitätsgesichert.“
Zystm Kundengeschichte weißer Tisch für Krankenhaus

Der Konfigurator reduziert manuelle Arbeit

Auch Michael Kudsk ist mit der Konfiguratorfunktion in TRIMIT sehr zufrieden, da sie viele Auswahlprozesse automatisiert – sowohl bei Angeboten als auch bei Produktionslisten.

„Man bekommt diese Auswahlmöglichkeiten angezeigt und vermeidet dadurch weitgehend Fehler“, sagt Michael Kudsk über die Auftragserfassung. „Wenn der Auftrag bestätigt wird, geht er in das Produktionssystem, wo automatisch Produktionsstücklisten und Zuschnittlisten erzeugt werden – also alles, was in der Produktion benötigt wird. So vermeiden wir manuelle Arbeit.“

Gleichzeitig generiert das System auch Preise, wodurch der Vertriebsprozess präziser wird.

„Und wir sparen Zeit bei der manuellen Kalkulation“, sagt Michael Kudsk. „Früher hatten wir Regeln und Tabellen, mit denen wir manuell gerechnet haben. Hier sehen wir eine Reduzierung von 70 bis 80 Prozent. Das ist wirklich gut.“


Deutlich besserer Überblick in der Buchhaltung

Auch auf der Finanzseite ist man mit dem neuen System zufrieden. Hier hat Finanzleiter Benny Ibsen die Prozesse eingerichtet – und seiner Meinung nach funktioniert es sehr gut.

„Wir sparen jetzt deutlich mehr Papier“, sagt Benny Ibsen. „Wir haben keine Rechnungen mehr, die nicht elektronisch gespeichert werden. Früher hatten wir durchschnittlich 6.000 gedruckte Belege pro Jahr. Jetzt ist alles elektronisch. Das spart Platz und Ressourcen, und Belege lassen sich viel leichter finden.“

Die täglichen Aufgaben wurden durch unterstützende Programme wie Document Capture und Payment Management deutlich erleichtert.

„Mit Document Capture kann man in alle Richtungen suchen“, sagt Benny Ibsen. „Das funktioniert wirklich gut und hat zu großen Einsparungen bei Ressourcen und Freigaben geführt. Eine Sache, in der Document Capture besonders stark ist: Wenn man eine Rechnung zweimal erhält, erkennt das System sofort, dass die Rechnung bereits registriert wurde. Dadurch besteht kein Risiko, eine Rechnung doppelt zu buchen. Und nicht nur das – man spart auch Zeit, weil sie nicht zweimal geprüft oder freigegeben werden muss.“

„Auch Payment Management funktioniert wirklich gut“, fährt Benny Ibsen fort. „Im Durchschnitt dauert es nicht länger als 5 bis 10 Minuten, Transaktionsbelege zu verarbeiten, sodass sie sowohl bezahlt als auch im System gebucht sind. Es ist also deutlich effizienter geworden.“
Zystm Kundengeschichte weiße Waschmöbel für Labore

TRIMIT sorgt für eine gute Implementierung

Auch wenn die Einführung eines ERP-Systems immer ein größeres Projekt ist, verlief sie bei Zystm erfolgreich. Besonders betont wird, dass das Projekt vor allem dank des Projektmanagements von TRIMIT gelungen ist.

„Die Integration und der Implementierungsprozess sind wirklich gut verlaufen“, sagt Michael Kudsk. „Es gab einen guten Plan mit einer klaren Struktur, und im Großen und Ganzen lief alles zu 100 Prozent nach diesem Plan.“

„Wir haben das System innerhalb von sechs Monaten von Anfang bis Ende ausgerollt. Das war recht konzentriert und lief parallel zum normalen Tagesgeschäft. Auch auf der Finanzseite wurden die von Anfang an festgelegten Budgets vernünftig eingehalten. Wir blieben innerhalb dessen, was vereinbart war.“

Diese Zufriedenheit mit dem Prozess teilt auch Lasse Fuhr aus der Produktion.

„Wir hatten während des gesamten Projekts eine fantastische Projektleiterin“, sagt Lasse Fuhr. „Natürlich gab es unterwegs ein paar Stolpersteine, aber wenn man bedenkt, dass wir von einem völlig anderen System umgestiegen und mit einem neuen System live gegangen sind, würde ich sagen, dass es bemerkenswert reibungslos verlief. Und in der Produktion wurde so viel getestet, dass aufgrund des neuen Systems kaum Schränke falsch produziert wurden. Wir hatten also eine fantastische Zusammenarbeit.“

Vertrauen in TRIMIT

Und damit sind wir wieder beim Vertrauen – einem zentralen Element jeder guten Zusammenarbeit. Besonders wichtig ist das Vertrauen in die Berater, die dafür sorgen, dass die Prozesse im Arbeitsalltag reibungslos laufen.

„Es ist unglaublich wichtig, dass es die richtigen Menschen sind und dass sie liefern können“, sagt Michael Kudsk. „Und wir haben das Gefühl, dass TRIMIT genau das kann. Besonders hatten wir den Eindruck, dass wir die richtige Schlüsselperson an unserer Seite hatten. Sie hat vielleicht nicht immer sofort alle Antworten, aber dann geht sie zurück zu TRIMIT und stellt sicher, dass wir eine Antwort in angemessener Geschwindigkeit und Qualität erhalten. Das ist unbezahlbar. Von unserer Seite gibt es an dieser Stelle also großes Lob.“
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